Usein kysytyt kysymykset

En pääse kirjautumaan sisään. Miten minun tulee toimia? 

Kokeile ensin vaihtaa salasanasi ”Unohtuiko salasana” -toiminnon kautta ja toimi sähköpostiisi saamien ohjeiden mukaan. Mikäli et saa salasanan vaihtamiseksi tarvittavaa koodia sähköpostiisi, tarkista roskapostikansiosi, mikäli viesti olisi päätynyt sinne. Mikäli tämä ei auta, ole yhteydessä omaan kauppakamariisi.  

Miten alkuperä todennetaan? 

Alkuperän todentamiseen on neljä eri vaihtoehtoa. Alkuperän todentamiseksi: 

  1. Myyntilasku on esitettävä aina hakemuksen yhteydessä. Poikkeustapauksessa proformalasku hyväksytään, jos myyntilasku ei ole vielä saatavilla.  
  2. Jos tavara ei ole omaa tuotantoa, tarvitaan ostolasku tai alkuperätodistus, joka on annettu siinä maassa, mistä tavara on ostettu.  
  3. Ostolaskun sijasta voidaan käyttää supply chain -todistusta (hankintaketju) todentamaan alkuperä silloin, kun yrityksellä on useita tavaranimikkeitä ja toimittajia. Sen voi ladata e-vientiasiakirjat -sivustolta (oikeasta alalaidasta). Yritys vakuuttaa todistuksessa antamansa tiedot oikeiksi ja sitoutuu toimittamaan uuden todistuksen, jos annetut tiedot muuttuvat. Yritys kirjaa todistukseen tuotteet, toimittajat ja alkuperämaat tai liittää tiedot sisältävän otteen. Todistus allekirjoitetaan (pääkäyttäjä) ja lähetetään yhtenä pdf-tiedostona alkuperätodistuksen myöntävälle kauppakamarille, joka tallettaa sen evientiasiakirjat -järjestelmään. Lisätietoja saat omasta kauppakamaristasi.  
  4. Mikäli todistetta alkuperästä ei voida antaa edellä mainituilla tavoilla, tulee yrityksen ilmoittaa syy tähän ja antaa kirjallinen selvitys alkuperästä. Kysymyksessä on poikkeustapaus. 

Kauppakamari todentaa alkuperän yrityksen esittämän dokumentaation perusteella. Yritys sitoutuu allekirjoituksellaan toimittamaan totuudenmukaista tietoa. Kauppakamarilla on oikeus olla myöntämättä alkuperätodistusta, mikäli kauppakamari toteaa, että todisteet alkuperän todentamisesta eivät ole riittäviä. Lisäksi alkuperätodistuksen myöntävällä kauppakamarilla on aina oikeus tarkastaa alkuperän todentavat asiakirjat ja niiden oikeellisuus. 

Mitä minun täytyy ottaa huomioon, kun tulostan alkuperätodistuksen järjestelmästä? 

Alkuperätodistukset tulostetaan kauppakamarista saataville numeroimattomille alkuperätodistuslomakepohjille. Lomakkeeseen kuuluu kellanruskea alkuperäiskappale, joka on varustettu kuviopainatuksella (aaltomainen taustakuvio) sekä keltainen kuvioimaton kopiokappale, jossa on merkintä ”copy”.  

Lomakkeita on kaksi eri kieliversiota: englanti-ranska-espanja tai arabiankielinen. Voit tilata lomakkeita omasta kauppakamaristasi. Lomakkeet ovat maksuttomia. 

Miten voin käyttää aiemmin hakemaani alkuperätodistusta uuden alkuperätodistuksen pohjana? 

Arkistoon pääset ”Uusi alkuperätodistus” ja ”Uusi vahvistettava asiakirja” -painikkeiden vasemmalta puolelta hakukentästä, jossa lukee ”Hae arkistosta…”. Hakusanana voit käyttää esim. vastaanottajan tai yhteyshenkilön nimeä, asiakirjan numeroa (esim. haku "FI-E" näyttää tuoreimmat alkuperätodistukset), omaa viitettä tai vahvistetun asiakirjan nimeä. Avaa haluamasi aiemmin myönnetty alkuperätodistus ja valitse ”Ota pohjaksi” sivun oikeasta reunasta Toimenpiteet-kohdasta. 

Mitä liitteitä minun tulee liittää alkuperätodistushakemukseen? 

Alkuperätodistushakemuksen liitteenä sinun tulee toimittaa dokumentti, jolla alkuperätodistuksen myöntävä kauppakamari voi todentaa tavaran alkuperän, kuten myyntilasku. Katso tarkemmin alkuperän todentamisesta kohdasta ”Miten alkuperä todennetaan?” sekä Euroopan Unionin yleisistä alkuperätodistussäännöistä.  

Tarvitsen korvaavan alkuperätodistuksen. Miten merkitsen sen alkuperätodistushakemukseen?  

Alkuperätodistushakemukseen kohtaan 5. Remarks/Huomautukset kirjoitetaan:”This is a Replacement Certificate of Origin to replace the original Certificate of Origin No (korvattavan alkuperätodistuksen numero) issued on (korvattavan alkuperätodistuksen myöntämispäivä)” Lisäksi palvelun ”Lisätietoja kauppakamarille” -kenttään kirjoitetaan, miksi haetaan uutta todistusta (esimerkiksi virhe painossa, tavaratiedoissa ym.) 

Voiko alkuperätodistuksen poistaa järjestelmästä, sillä siihen on tullut virhe? 

Mikäli alkuperätodistuksessa havaitaan virhe, tulee asiakkaan ottaa välittömästi yhteyttä alkuperätodistuksen myöntäneeseen kauppakamariin virheen tultua ilmi.Kauppakamarin toimihenkilö voi mitätöidä virheellisen alkuperätodistuksen palvelusta. HUOM! Mikäli alkuperätodistus on vielä asiakkaan hallussa, ei tarvitse hakea korvaavaa alkuperätodistusta vaan uusi. Asiakkaan tulee tuhota alkuperäinen.   

Milloin Supply chain -todistus tulee toimittaa kauppakamariin ja mitä siihen tulee kirjoittaa?  

Silloin kun yrityksellä on useita tavaranimikkeitä ja tavaratoimittajia, voidaan ostolaskujen sijaan käyttää Supply chain -todistusta todentamaan alkuperä. Yritys kirjoittaa Supply chain -todistukseen tuotteet sekä niiden toimittajat ja alkuperämaat tai toimittaa tiedot sisältävän otteen kauppakamariin. Supply chain -todistus uusitaan yrityksen toimesta aina silloin, kun siihen tulee muutoksia. Supply chain-todistus on vakuus siitä, että yrityksellä on tarkkaa tietoa tuotteiden alkuperästä. Lisätietoja saat omasta kauppakamaristasi.  

Asiakkaamme pyytää meitä hankkimaan puolestaan alkuperätodistuksen vientikeikkaansa varten. Heiltä menee vientiin meidän valmistamiamme tuotteita. Eikö viejän itsensä pidä hankkia todistus kauppakamarista? Voinko hakea alkuperätodistusta tuotteillemme tietämättä, kuka on vastaanottaja? 

Mikäli viejä vaatii alkuperätodistusta tavarantoimittajalta, kirjoitetaan lähettäjäksi tavarantoimittajan (supplier) täydellinen nimi sekä osoite, jonka jälkeen tulee "on behalf of" ja viejän nimi ja osoite. 

On hyvä tiedostaa, että alkuperätodistuksen hakija on vastuussa antamastaan tiedosta (vaikka ei olisi vastuussa viennistä).  

Jos ulkomaisen vastaanottajan nimeä ja osoitetta ei tunneta ja tavarat toimitetaan nimettyyn satamaan tai lentokentälle ostajan ohjeiden mukaisesti, kirjoitetaan Vastaanottaja-kohtaan "To order" ja määrämaan nimi.  

Asiakkaamme haluaa 3 alkuperäistä kopiota Certificate of Originista. Miten teen oikeaoppisesti alkuperäiset kopiot?  

Alkuperätodistuksesta voi olla vain yksi virallinen tuloste: tilaukseen kuuluu yksi originaali alkuperätodistus ja yksi arkistokopio. Tämä alkuperätodistukseen automaattisesti tuleva kopio on ainoastaan alkuperätodistuksen hakijan arkistokappale eli jos tarvitset lisäkappaleita lähetettäväksi, tilaa ne lisäkopioina valitsemalla lisäkopioiden määrä alkuperätodistushakemuksessa. Originaali-kappaleita voi olla ainoastaan yksi.  

Voitteko leimata alkuperätodistuksen menneisyyteen? Entä etukäteen? 

Pääsääntöisesti alkuperätodistus päivätään aina myöntöpäivälle. Jos alkuperätodistukseen tarvitaan vientiteknisistä syistä takautuva päivämäärä, on kauppakamarilla oikeus päivätä se menneisyyteen maksimissaan kolmen viikon päähän. Tähän tekevät poikkeuksen remburssiehdot (esim. päivämäärä oltava sama kuin Bill of Lading:ssä). Tällöin alkuperätodistus voidaan päivätä takautuvasti maksimissaan kolmen kuukauden päähän. Näissä tapauksissa normaalien alkuperätodistushakemusasiakirjojen lisäksi tulee kauppakamariin toimittaa todiste viennistä (lento- tai merirahtikirja ym.).  

Alkuperätodistusta ei voi leimata etukäteen. Lähtökohtaisesti alkuperätodistuksen myöntämispäivä on se päivä, jolloin hakemus vahvistetaan. Kauppakamarit myöntävät alkuperätodistuksia ja vahvistavat muita asiakirjoja arkisin klo 8-16 välisenä aikana. 

Miten tavaran määrä tulee ilmoittaa alkuperätodistuksessa? 

Kirjoita Määrä-kohtaan ensisijaisesti tavaroiden yhteispaino kiloina, käyttäen nettopainoa eli "kg net" tai bruttopainoa eli "kg gross" tai tarvittaessa molempia. Jos painoa ei ole käytettävissä, voit ilmaista määrän myös muulla metrijärjestelmän mittayksiköllä kuten litrat, metrit tai kuutiot. Pelkkää kappalemäärää saa käyttää vain erityistapauksissa, kun muuta mittayksikköä ei ole mahdollista käyttää. 

Sivusto ei toimi kunnolla, mikä avuksi? 

Sivustoa voi käyttää useimmilla yleisesti käytössä olevilla selainohjelmilla. Palvelu ei toimi Internet Explorer-selaimessa. Vaikka sivusto on käytettävissä useimmilla selainohjelmilla, kannattaa selainohjelmisto päivittää viimeisimpään saatavilla olevaan versioon.   

PDF-tiedostojen avaamista ja lukemista varten tarvitset PDF-lukijan, esimerkiksi Adobe Reader -ohjelman.  

Voimmeko hakea alkuperätodistusta Suomesta tuotteille, jotka eivät lähde Suomesta? 

Mikäli monikansallisen yrityksen viennin hallinnointi tapahtuu Suomessa, ja alkuperätodistusta hakeva monikansallinen yritys on kokonaan vastuussa vientiin liittyvistä asiakirjoista, voidaan alkuperätodistus myöntää Suomesta, vaikka tavarat lähtevät muualta kuin Suomesta. Tällöin lähettäjäksi merkitään ulkomailla oleva viejäyritys.